Секретарь офиса

Обязанности:
- Организация приема посетителей, чай/кофе для гостей и руководителей.
- Прием телефонных звонков, фиксация и передача служебной информации сотрудникам офиса/руководителям.
- Прием поступающей корреспонденции, передача ее в структурные подразделения или конкретным исполнителем. Прием документов и личных заявлений на подпись руководителей. Подготовка служебных записок и информационных писем.
- Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников овремени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
- Осуществление контроля исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей, взятых на контроль.
- Прием, регистрация и ведение реестра входящей/исходящей корреспонденции, размещение данной информации на сетевом диске. Архивация и своевременная сдача документов в архив.
- Осуществление отправки корреспонденции посредством курьерских и почтовых служб, ведение учета принятой и отправленной корреспонденции (в т.ч. ведение сводной таблицы с указанием стоимости отправки и трек-номеров)
- Ведение реестра всех договоров и уставных документов контрагентов по компаниям, оформление листов согласований и сбор необходимых подписей, контроль своевременного подписания, сканирование и размещение сканов договоров на сетевом диске. Архивация и своевременная сдача документов в архив
- Регистрация внутренних приказов, ознакомление сотрудников компании под роспись с изданными приказами, ведение реестра и размещение сканов на сетевом диске.
- Регистрация доверенностей на сотрудников организации, ведение реестра и размещение сканов на сетевом диске.
- Ведение документооборота с обособленными подразделениями (г. Нарьян-Мар, г. Москва) в части договоров, бухгалтерских документов, другой корреспонденции.
- Сбор заявок и заказ канцелярских принадлежностей, воды, кофе. Заполнение документов и передача в бухгалтерию.
- Решение вопросов, связанных с оформлением, бронированием и покупкой билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку (авиа-, ж/д билеты), регистрация на рейс, бронирование гостиниц, заказ пропусков.
- Сбор закрывающих документов и сдача авансовых отчетов по командировкам сотрудников в бухгалтерию.
- Взаимодействие с представителями бизнес центра по вопросам создания условий, необходимых для эффективной работы сотрудников офиса.
- Подготовка ежемесячных отчетов в бухгалтерию по подотчетным средствам, отчетов по отправкам почтой и курьерскими службами.
- Отслеживание расходов по мобильной связи, ведение таблицы по расходам за месяц, контроль за денежными средствами на лицевом счете, подключение продуктов оператора сотрудникам.
- Взаимодействие с контрагентами по запросу бухгалтерских документов/актов сверок в скане и оригиналах.
- Организация внутренних праздников, поздравлений (в т.ч. составление смет и сбор денежных средств).
- Взаимодействие с транспортной службой в рамках администрирования работы офисных водителей.
Требования:
- среднее специальное/высшее образование;
- опыт работы в данной должности не менее 3 лет;
- знание основ организации делопроизводства и требований к оформлению документов;
- знание офисной техники (копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel и др.);
- исполнительность, внимательность, ответственность, высокий уровень самоорганизации, умение работать в условиях многозадачности, не конфликтность, коммуникабельность, порядочность.
Условия:
- полная занятость (5-ти дневная рабочая неделя с выходными: суббота, воскресенье);
- график работы с 09.00-18.00;
- испытательный срок 3 месяца;
- офис Большой проспект В.О., д.80, лит. А.